Information der Rechtsanwalts- und Steuerkanzlei Osborne Clarke zum Thema elektronische Rechnungen: 

Electronic invoicing wird vereinfacht: reduzierte umsatzsteuerliche Anforderungen an Rechnungen

Am 23. September 2011 haben Bundestag und Bundesrat das Steuervereinfachungsgesetz 2011 endgültig verabschiedet. Damit können die Erleichterungen bei den umsatzsteuerlichen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen wie geplant rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft treten. Die Neuregelungen gelten für alle Rechnungen über Umsätze, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer eröffnet dies die Aussicht, künftig verstärkt kostensparende Verfahren zur Rechnungsstellung einsetzen zu können.

Da eine Rechnung ihren Empfänger grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist für die Finanzbehörden die Verhinderung von Missbräuchen ein wesentliches Anliegen. Deshalb stellt der Gesetzgeber nicht nur formale Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung, sondern auch an die Art und Weise ihrer Übermittlung. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Rechnung tatsächlich von dem dort aufgeführten Aussteller stammt und dass die Angaben in der Rechnung authentisch sind. Unternehmer - vor allem solche, die viele Rechnungen stellen - sind naturgemäß daran interessiert, den mit der Rechnungsstellung und -übermittlung verbundenen administrativen Aufwand möglichst zu minimieren. Dabei können zeitgemäße Kommunikationsmittel einen wesentlichen Beitrag leisten.

Neben der klassischen Rechnung in Papierform hat die Finanzverwaltung für den Vorsteuerabzug Rechnungen als ausreichend anerkannt, die von einem Standardtelefaxgerät zu einem anderen Standardtelefaxgerät übermittelt wurden. Für eine elektronische Übermittlung von Rechnungen eröffnet das Gesetz in seiner bisherigen Fassung lediglich zwei Möglichkeiten, nämlich die qualifizierte elektronische Signatur und den elektronischen Datenaustausch im EDI-Verfahren. Andere Übertragungsarten waren bislang für Rechnungen nicht zugelassen und konnten deshalb in der Praxis nicht genutzt werden, wenn ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden soll.

Die Neuregelung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 verlangt, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit sicher gestellt sein müssen. Diese Anforderungen bestehen nach dem Verständnis der Finanzverwaltung schon bislang. Neu ist allerdings die ausdrückliche Klarstellung, dass jeder Unternehmer selbst festlegt, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann nach der Gesetzesbegründung durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden, das einen „verlässlichen Prüfpfad" zwischen der Rechnung und der Leistung schaffen kann. Unter derartigen innerbetrieblichen Kontrollverfahren versteht die Gesetzesbegründung solche betriebliche Steuerungsverfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen - schon im eigenen Interesse - einsetzt. Der Unternehmer ist nach der Begründung des Gesetzes frei, ein für ihn geeignetes Verfahren selbst zu wählen; auch nach ersten Äußerungen der Finanzverwaltung verlangt die Neuregelung keine neuen technischen oder organisatorischen Vorkehrungen im Unternehmen. Ausreichend sind etwa eine Prüfung der Rechnung innerhalb des Rechnungswesens des Unternehmens oder durch einen schlichten manuellen Abgleich der Rechnung mit den Geschäftsunterlagen zu dem Umsatz durch einen Mitarbeiter (z. B. Bestellung, Auftrag, Lieferschein).

Ein bestimmtes technisches Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen ist damit nach Inkrafttreten der Neuregelung nicht mehr verbindlich vorgegeben. Unternehmer werden in Zukunft die Möglichkeit haben, Rechnungen z. B. per E-Mail, als PDF-Dokument oder als Textdatei zu übermitteln. Die Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren bleibt selbstverständlich weiterhin zulässig. Die Gestaltungsmöglichkeiten für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer werden damit deutlich erweitert.

Auch für elektronische Rechnungen gelten die allgemeinen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, für die Verwendung EDV-gestützter Buchführungssysteme und für die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Diesbezüglich entstehen bereits heute häufig Differenzen bei Betriebsprüfungen, die künftig zunehmen dürften. Die Inhalts- und Formatierungsdaten von elektronischen Rechnungen müssen auf einem Datenträger so gespeichert werden, dass Änderungen nicht mehr möglich sind und der Originalzustand der übermittelten Daten erkennbar ist (z. B. auf nur einmal beschreibbaren CDs und DVDs). Eine elektronische Rechnung muss auf elektronischen Medien gespeichert werden; die Aufbewahrung eines Ausdrucks auf Papier genügt nicht. Im Rahmen einer Umsatzsteuernachschau können auch elektronische Rechnungen eingesehen und die in diesem Zusammenhang eingesetzten Datenverarbeitungssysteme genutzt werden. 

(Quelle: Osborne Clarke, http://www.osborneclarke.de/publications/services/steuern/update/2011/electronic-invoicing-wird-vereinfacht.aspx)